Quels sont les documents à fournir pour entrer en EHPAD ?

Une entrée en EHPAD implique certaines démarches à effectuer. Parmi elles, il est nécessaire de remplir un dossier de demande d’admission contenant un volet administratif et un volet médical. Quels sont les documents à fournir ? Quelles sont les démarches pour une entrée en EHPAD ?

Après avoir choisi un EHPAD (établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes) qui correspond aux besoins de la personne âgée et aux critères recherchés, la prise de contact avec l’établissement pour connaître les disponibilités et les conditions d’admission fait partie des étapes clés dans le processus d’entrée en EHPAD. A cette occasion, il vous sera également demandé de remplir un dossier d’admission qui contient un volet administratif et un volet médical. 

Quelles sont les démarches pour entrer en EHPAD ?

Le critère médical et l’évaluation du Gir

Le choix d’un EHPAD se fait selon plusieurs critères et notamment sur la base d’une évaluation médicale permettant de définir les besoins de la personne âgée en termes de soins et d’accompagnement. Avant de choisir un hébergement pour personnes âgées, il est donc recommandé de définir le degré de perte d’autonomie (Gir) de la personne. Cette évaluation sera utile également par la suite au moment de remplir le dossier d’admission en EHPAD. 

Plusieurs personnes sont habilitées à procéder à une évaluation du Gir : 

• Le médecin traitant
• Un gériatre ou une équipe spécialisée
• Le médecin de l’hôpital ou du service social du département 

L’évaluation du Gir permet de guider notre recherche d’établissement. Elle définit également le type d’aides financières accordées comme l’APA et son montant. Par ailleurs, même si les EHPAD sont ouverts à toutes les personnes âgées, les personnes âgées plus autonomes (Gir 5 et Gir 6) pourront opter pour des établissements qui ne sont pas médicalisés comme les résidences seniors.

La recherche d’un établissement adapté 

Lors de la recherche d’un établissement adapté, se pose la question essentielle du budget. On peut comparer les établissements et se renseigner sur les tarifs de nombreux EHPAD grâce au comparateur en ligne d’EHPAD et maisons de retraite de Booking Seniors, pour trouver un EHPAD qui correspond à notre budget. Les EHPAD publics sont généralement moins onéreux que les EHPAD privés. Cependant, il est beaucoup plus difficile de trouver des places disponibles en EHPAD publics. De plus, le standing des équipements et des prestations proposés est souvent supérieur en EHPAD privé. 

Les critères à considérer pour choisir un EHPAD incluent également : 

• Le lieu géographique
• La capacité d’accueil et les pathologies prises en charge
• Le tarif des prestations et de l’hébergement
• Les services proposés (soins, animations, repas, sécurité) et les équipements (balnéothérapie, gymnastique douce, espace snoezelen, espaces de plein air…)
• Les places disponibles

Entrer en EHPAD : le dossier de demande d’admission

On peut retirer un formulaire à remplir, directement auprès des EHPAD ou à la mairie. Pour entrer en EHPAD, plusieurs documents sont nécessaires afin de compléter le dossier de demande d’admission. Ce dossier est à remettre aux établissements au sein desquels on souhaite présenter une demande d’entrée. Il est possible de fournir le même dossier à tous les établissements présélectionnés, avant de faire notre choix final. Le dossier d’admission en EHPAD comporte un volet médical et un volet administratif. 

Les documents à fournir avec le volet médical du dossier d’admission en EHPAD

Le volet médical du dossier comprend un questionnaire à faire remplir par le médecin traitant ou un autre médecin de la personne âgée et renseigne l’état de santé de la personne. Le volet médical du dossier d’admission en EHPAD est essentiel pour évaluer le degré de dépendance de la personne âgée et  déterminer les soins et l’accompagnement nécessaires. Ce volet étudié et validé par le médecin coordonnateur de l’EHPAD permet à l’établissement de savoir si la personne nécessite des soins spécifiques et d’assurer une prise en charge adaptée à son état de santé. 

Le volet médical du dossier d’admission inclut généralement un certificat médical datant de moins de 3 mois et précisant les informations suivantes : 

• L’évaluation du degré de dépendance de la personne ( Gir)
• Les pathologies diagnostiquées
• Les traitements médicaux en cours et les prescriptions spécifiques
• Les allergies, intolérances alimentaires,
• Les besoins spécifiques en termes de soins : soins infirmiers, soins psychiatriques, soins spécifiques pour les maladies neurodégénératives…

Le certificat médical est indispensable pour la prise de décision de l’admission et permet à l’EHPAD de préparer l’accueil de la personne en fonction de son état de santé.

Certains EHPAD peuvent également demander un bilan de santé complet ou des examens complémentaires récents, en fonction de l’état de santé de la personne qui peut inclure un bilan sanguin et certains examens en cas de pathologies diagnostiquées. 

Le dossier médical peut également inclure des informations sur les antécédents médicaux de la personne, telles que les maladies antérieures ou hospitalisations récentes de la personne, ainsi qu’un historique des traitements médicamenteux. 

Les documents à fournir avec le volet administratif du dossier d’admission en EHPAD

Le volet administratif du dossier se concentre principalement sur les aspects administratifs, juridiques et financiers de l’admission. Il est à compléter par la personne elle-même ou son représentant légal.

Ce document contient des informations générales sur la personne qui souhaite entrer en EHPAD, telles que les informations d’état civil, les pensions et retraite, ainsi que les informations de contact et le nom du médecin traitant. Pour le volet administratif du dossier, certains documents et justificatifs sont également demandés, afin de préciser la situation de la personne et calculer sa contribution financière aux frais d’hébergement. Il peut exister certaines variations d’un établissement à l’autre dans les justificatifs demandés.

Les documents administratifs à fournir dans le dossier d’admission en EHPAD incluent : 

• Une pièce d’identité
• Une photocopie du livret de famille
• Un justificatif de domicile récent pour confirmer l’adresse actuelle
• Le dernier avis d’imposition ou le dernier avis de situation fiscale.
• Les relevés de pensions de retraite et autres revenus
• Un rib
• La carte vitale et une attestation de mutuelle si la personne en possède une
• Une notification de l’APA si le futur résident est déjà bénéficiaire de l’APA.
• Une copie de la décision du juge si la personne est sous protection juridique ( tutelle, curatelle ou mandat de protection future).

Une fois la demande d’admission acceptée, l’EHPAD propose un contrat de séjour ou un contrat de pré-admission qui doit être signé par la personne admise ou son représentant légal. 

Ce contrat précise :

• Les conditions d’accueil (nature des prestations, services offerts, etc.).
• Le tarif de l’hébergement, incluant les frais de séjour et, le cas échéant, les soins médicaux.
• La durée du séjour et les modalités de rupture du contrat (si applicable).